Tools & Support

Tools um Daten zu suchen

Um Daten auf einem persönlichen Gerät zu durchsuchen, gibt es Software zum Durchsuchen von Dateien auf dem lokalen Datenspeicher, so wie Google das Web durchsucht. Für Windows-Computer gibt es die Windows-Suche oder SwiftSearch. Für MacOS gibt es Spotlight oder Alfred. Bei der Untersuchung dieser Tools wurde festgestellt, dass die meisten Desktop-Suchtools für ihre Kernfunktionalität nicht auf künstlicher Intelligenz (KI) beruhen. Die Such-Tools erstellen in der Regel einen Index von Dateinamen, Metadaten und manchmal auch des Inhalts von Dateien und ermöglichen so eine schnelle Suche anhand von Schlüsselwörtern oder anderen Kriterien. KI-gestützte Tools für die Dateisuche sind noch relativ spezialisiert und nicht so weit verbreitet wie herkömmliche Desktop-Suchtools. Für Fotos gibt es bei Apple, Windows und Google spezialisierte Tools. Die manuelle Suche nach bestimmten Dateien wird erleichtert, wenn die Daten aufgeräumt und in einem System gespeichert sind, das für den Benutzer sinnvoll ist. Für physische Räume gab es einen großen Trend des Aufräumens mit Experten wie Marie Kondo und Laura von HowToGYSTHowToGYST. Die empfohlenen Methoden und Tricks zur Schaffung von Ordnung in physischen Räumen können teilweise auch in den digitalen Raum transferiert werden (Siehe dazu den nächsten Abschnitt Hindernisse minimieren in der digitalen Datenverwaltung)

Hindernisse minimieren in der digitalen Datenverwaltung

Aufräumen war in den letzten Jahren ein beliebtes Thema. Elemente aus der physischen Welt lassen sich auch auf digitale Räume übertragen. In meiner Masterarbeit habe ich folgende Maßnahmen und Hilfestellungen definiert:

Der Entscheid, wo man anfangen soll

Das ist häufig das erste grosse Problem: Mit was soll man beginnen? Hilfreich kann sein, sich zu fragen: „Was will mein Gehirn?“. Je nach Abhängig von der Antwort kann die Person dann zum Beispiel den schwierigsten, den einfachsten, den dringendsten oder den neuesten Teil in Angriff nehmen.

Aufteilung der Aufgabe in kleinere Teile

Kleinere Ziele und Zeitblöcke helfen dabei, die Datenbibliothek nach und nach zu verbessern. In kleinen, machbaren Schritten kommt die Bibliothek dem definierten Zielzustand immer näher, ohne dass der Mensch dabei überfordert wird. Plane kleine Zeitblöcke in deinen Alltag ein. Zum Beispiel jede Woche am Sonntag eine halbe Stunde! Das klingt erstmal nicht nach viel, summiert sich aber schnell zu grossen Fortschritten.

Timeboxing

Durch das Setzen eines Timers und das Arbeiten in mundgerechten Abschnitten kann man sich besser konzentrieren und fühlt sich vielleicht sogar herausgefordert. Nach Ablauf der Zeit kann die Person entscheiden, ob sie weitermachen möchte. Das Setzen eines Ziels als Herausforderung oder eine Belohnung am Ende können zum Durchhalten motivieren, auch wenn es am Anfang schwer erscheint.

Pausen

Die digitale Verwaltung erfordert viel Energie. Regelmäßige Pausen können helfen, länger produktiv zu bleiben. Es empfiehlt es sich, alle 20 bis 30 Minuten eine Pause einzulegen.

„Später entscheiden“-Ordner

Für Daten, bei denen man Schwierigkeiten hat, sich zu entscheiden, wird empfohlen, sie in einen speziellen Ordner für „unentschiedene“ Daten zu legen. Wenn sie dort nach einigen Monaten immer noch unberührt sind, kann die Person in Erwägung ziehen, diese Daten loszulassen. Alternativ kann sie sie an einen geeigneten Ort verschieben.

Archiv

Speichern Sie Daten, die derzeit nicht benötigt werden, in einem Archiv, auf das leicht zugegriffen werden kann. Sie sollten keinen wertvollen Platz in der Cloud beanspruchen und die Struktur der aktuell wichtigen Daten in der Datenbibliothek nicht stören.

Dokumentation

Alle grösseren Entscheide sollten unbedingt festehalten werden. Zum Beispiel der Zielplan der Datensammlung, oder der Entscheid, wann und wie oft Backups gemacht werden sollen. Die Dokumentation dieser Entscheidungen erleichtert ähnliche Fragen in der Zukunft.

Tools nutzen

Nutze verfügabe Tools und Hilfestellungen, wie zum Beispiel Cloud-Speicher, Passwort-Manager, Backup-Tools und Datenschutzdienste, etc…

Umgebung

Nicht zuletzt kannn es helfen, eine angenehme Stimmung zu schaffen. Ein schönes Hintergrundbild, eine Kerze oder fröhliche Musik können dabei helfen, sich durch die Ordner zu arbeiten und Stress zu reduzieren.

Und danach?

Sorge dafür, dass du dich erholen kannst und plane unbedingt auch eine Belohnung ein!

Beispiele, um die Batterie wieder aufzufüllen:

frische Luft schnappen
darüber reden, wie man sich fühlt
sich entspannen
etwas mit anderen Menschen unternehmen

Weitere Tools

Die eventuell helfen können (Auszug aus der Masterarbeit mit Titel „The individual conscious digital data library“ von Gerda Bieri):

Digital Wellbeing Feature in Samsung Smartphones
iOS : Screen Time Screen Time Parental Control App for Android and iOS
Digital time management : RescueTime, Flipd Flipd
Security and privacy of online data: Data Detox Kit
Tooyoo: Die Plattform tooyoo stellt einen Werkzeugkasten für die Vorsorgeplanung zur Verfügung.
HSLU Abteilung Recht: Mehr information über den digitalen Nachlass in der Praxis
KDrive: Cloud Produkt der Firma Infomaniak mit Sitz und Rechenzentren in der Schweiz.