Action – Was du tun kannst

Aufräumen war in den letzten Jahren ein beliebtes Thema. Elemente aus der physischen Welt lassen sich auch auf digitale Räume übertragen. In meiner Masterarbeit habe ich folgende Maßnahmen definiert:

Der Entscheid, wo man anfangen soll

Man sollte sich fragen: „Was will mein Gehirn?“. Abhängig von der Antwort kann die Person den schwierigsten, den einfachsten oder den neuesten Teil in Angriff nehmen.

Aufteilung der Aufgabe in kleinere Teile

Kleinere Ziele und Zeitblöcke helfen dabei, die Datenbibliothek nach und nach zu verbessern. In kleinen, machbaren Schritten kommt die Bibliothek dem definierten Zielzustand immer näher, ohne dass der Mensch dabei überfordert wird. Plane kleine Zeitblöcke in deinen Alltag ein. Zum Beispiel jede Woche am Sonntag eine halbe Stunde! Das klingt erstmal nicht nach viel, summiert sich aber schnell zu grossen Fortschritten.

Timeboxing

Durch das Setzen eines Timers und das Arbeiten in mundgerechten Abschnitten kann sich der Mensch besser konzentrieren und fühlt sich vielleicht sogar herausgefordert. Nach Ablauf der Zeit kann er entscheiden, ob er weitermachen möchte. Das Setzen eines Zeitziels als Herausforderung oder eine große Belohnung am Ende können zum Durchhalten motivieren, auch wenn es am Anfang schwer erscheint.

Pausen

Die digitale Verwaltung erfordert viel Energie. Regelmäßige Pausen können helfen, länger produktiv zu bleiben. Es empfiehlt es sich, alle 20 bis 30 Minuten eine Pause einzulegen.

„Später entscheiden“-Ordner

Für Daten, bei denen man Schwierigkeiten hat, sich zu entscheiden, wird empfohlen, sie in einen speziellen Ordner für „unentschiedene“ Daten zu legen. Wenn sie dort nach einigen Monaten immer noch unberührt sind, kann die Person in Erwägung ziehen, diese Daten loszulassen. Alternativ kann sie sie an einen geeigneten Ort verschieben.

Archiv

Speichern Sie Daten, die derzeit nicht benötigt werden, in einem Archiv, auf das leicht zugegriffen werden kann. Sie sollten keinen wertvollen Platz in der Cloud beanspruchen und die Struktur der aktuell wichtigen Daten in der Datenbibliothek nicht stören.

Dokumentation

Alle grösseren Entscheide sollten unbedingt festehalten werden. Zum Beispiel der Zielplan der Datensammlung, oder der Entscheid, wann und wie oft Backups gemacht werden sollen. Die Dokumentation dieser Entscheidungen erleichtert ähnliche Fragen in der Zukunft.

Tools nutzen

Nutze verfügabe Tools und Hilfestellungen, wie zum Beispiel Cloud-Speicher, Passwort-Manager, Backup-Tools und Datenschutzdienste, etc…

Umgebung

Nicht zuletzt kannn es helfen, eine angenehme Stimmung zu schaffen. Ein schönes Hintergrundbild, eine Kerze oder fröhliche Musik können dabei helfen, sich durch die Ordner zu arbeiten und Stress zu reduzieren.

Und nach der Anstrengung?

Beispiele, um die Batterie wieder aufzufüllen:

  • frische Luft schnappen
  • darüber reden, wie man sich fühlt
  • sich entspannen
  • etwas mit anderen Menschen unternehmen

Ein zukünftiges Tool könnte diese Erholungsmaßnahmen in einer Pause oder am Ende einer Aufgabe empfehlen.

  • Assets & Geräte
  • Datenflüsse & Backups
  • Cleanup Zyklen (Regelmässige/Einmalige, Wann hast du Kapazität?)