Bei jedem neuen Datensatz muss entschieden werden, ob er behalten wird, wo er gespeichert wird und unter welchem Namen. Die Gründe für das Sammeln von Daten sind vielfältig, genauso wie die Bibliotheken, die sich im Laufe der Jahre aus diesen fortwährenden Entscheidungen entwickelt haben. Daten sammeln dient verschiedenen Zwecken, von offiziellen Dokumenten, die jeder aufbewahren muss, bis hin zu Dateien mit emotionaler Bedeutung.

So unterschiedlich wie die resultierenden Bibliotheken sind, sind die Probleme, mit denen ihre Besitzer oft konfrontiert sind, oft die gleichen. Befragte, die nach dem Management ihrer Bibliothek befragt wurden, sprechen davon, zu wenig Zeit zu haben, Druck zu verspüren und sich von den ausstehenden Aufgaben überwältigt zu fühlen. Im Laufe der Jahre wachsen die Bibliotheken der Menschen, mit täglich eintreffenden Daten. Eine regelmäßige Bereinigung und Umstrukturierung ist notwendig, damit die Bibliothek nicht außer Kontrolle gerät. Genauso wie beim Beschneiden eines Baumes erfordert die Entscheidung, welcher Ast entfernt werden soll, eine Vision dessen, wie das Ergebnis aussehen soll, sowie Kenntnisse über den Gesamtzustand der aktuellen Version. Im Gegensatz zum Zurückschneiden gibt es jedoch keine Bücher darüber, wie Entscheidungen über persönliche Daten getroffen werden sollen. Es gibt Bücher und Artikel darüber, wie die Nutzung von sozialen Medien reguliert oder Geräte sicher aufbewahrt werden können. Doch das Management von Daten für Einzelpersonen bleibt weitgehend unbeachtet; die Menschen sind auf sich allein gestellt. Es herrscht vollkommene Anarchie; die Möglichkeiten sind nur durch den verfügbaren Speicherplatz begrenzt. Dieser Speicherplatz kann erweitert werden, aber eine kontinuierliche Erweiterung ist langfristig schädlich für die Umwelt und oft auch fatal für den Überblick.

https://kodama.gerdabieri.ch/warum-es-wichtig-ist-sich-mit-der-persoenlichen-datenbibliothek-zu-befassen/

Auszug aus der Masterarbeit mit Titel „The individual conscious digital data library“ von Gerda Bieri:

Despite all the existing tools and services, some people still struggle with managing their data.
In the desk research and the explorative interviews, the same problems came up repeatedly:

• Lack of overview of what data lives on what hardware
• Cleaning up data costs a lot of time and energy
• Old technology and data formats in the library make some data unusabl
• Fear of deleting data that is needed later and strong emotional attachment to dat
• Finding an old data file can be very difficult
• Loss of data (damage/loss of hardware)

Some people mentioned that it is hard to find information on how to manage data. There were other interesting questions to investigate, including but not limited to:

• What factors make digital data management so time and energy consuming?
• What measures could help keeping control and overview over a data library?
• What are the differences in cleaning up the physical space versus the digital space?